Un tema muy importante para poder avanzar con la nueva ley es el control horario que se tiene con los empleados. Desde 2019 existe la obligatoriedad de llevar un registro diario de la jornada de trabajo; pero, con la nueva legislación esta exigencia se amplía. Las empresas no solo deben cumplir con la jornada reducida, sino también demostrar que dicha reducción se está llevando a cabo. Aquí es donde la digitalización y el uso de sofware de recursos humanos son cruciales.
El contexto legal: menos horas, más control
La Ley de control horario se aplicará en dos etapas: la primera será una disminución a 38,5 horas a la semana a partir de julio de 2024, y una reducción final a 37,5 horas desde enero de 2025. El objetivo es alinearse más con las políticas laborales de los países europeos occidentales como Alemania o Francia, donde trabajar menos es un beneficio sin que suponga un problema para la productividad.
La ley estipula que todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, deben llevar el control de las horas trabajadas de cada empleado. El sistema de control debe indicar claramente cuándo el trabajador entra y sale, y debe estar accesible en todo momento para inspecciones. El incumplimiento puede acarrear multas de hasta 10.000 euros por empleado, por lo que gestionar este control ya no es una opción, sino un requisito.
En este nuevo contexto, los sistemas manuales e imprecisos (como hojas de cálculo y tarjetas de fichaje) ya no son viables.
El rol de la digitalización en la gestión del tiempo laboral
Controlar el horario de asistencia de los empleados mediante un sistema digital no solo evita multas. Las empresas también pueden mejorar su organización interna, optimizar recursos e implementar una cultura laboral más eficiente y transparente.
El software de recursos humanos especializado permite el registro automático de la hora de inicio y término de la jornada laboral, controlar turnos, horas extraordinarias, descansos, vacaciones, ausencias y permisos, realizar el control desde otros sistemas de la empresa y el acceso desde cualquier dispositivo. Además, hacen posible generar informes y reportes personalizados.
Ventajas clave de contar con un software de control horario
Las plataformas modernas y digitalizadas de recursos humanos ofrecen beneficios tanto a corto como largo plazo:
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Cumplimiento legal asegurado. Los sistemas llevan integrado el cumplimiento de normativas vigentes para la empresa. Alertan sobre incumplimientos potenciales, ofrecen la opción de auditar registros, y con respecto a la Inspección de Trabajo, la información está almacenada en la nube, lista para ser revisada al instante.
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Menos carga administrativa. La automatización del registro horario permite un ahorro de recursos en el departamento de recursos humanos. Ya no tienen que realizar la recopilación y la elaboración de los cálculos de forma manual, por lo que todo el trabajo se encuentra centralizado en un único sistema.
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Más transparencia. Los empleados pueden consultar sus horas libres, turnos y el calendario laboral. Esto evita malentendidos y facilita un mejor ambiente de trabajo.
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Flexibilidad y adaptación. La gran mayoría de programas de software permite incorporar las solicitudes de trabajo híbridas o de teletrabajo, algo muy valorado en la actualidad.
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Acceso a información para la toma de decisiones. Estos sistemas informáticos permiten elaborar informes capaces de identificar ineficiencias, sobrecargas de trabajo o desequilibrios entre equipos. Así, las decisiones se toman con evidencia y no a ciegas.
Software de control horario
El mercado actual ha puesto a disposición una variedad de soluciones acorde al tamaño de la empresa y al presupuesto. Una de las más utilizadas es Sesame HR. Ofrece a los clientes un servicio integral sobre la gestión de una empresa en temas de recursos humanos, posee módulos de control horario, firma de documentos, vacaciones y hasta analítica. Además, permite programar los fichajes a través de la aplicación móvil, web o tablet.
Cómo configurar un sistema digital de control de tiempo
Hay varios pasos al configurar un software digital para controlar el tiempo. El diagnóstico inicial determina cómo se está llevando a cabo el actual sistema de seguimiento de tiempo, definir brechas y establecer objetivos.
La selección de la herramienta es el siguiente paso. La solución seleccionada debe ajustarse a las necesidades reales de la empresa.
Una vez elegida la herramienta, es el momento de capacitar al personal. Hay que asegurarse de que los empleados y la gerencia intermedia sepan utilizar el nuevo sistema y esto es crucial para lograr una transición exitosa.
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